三亞如何更好的進(jìn)行數字文件的掃描
信息的采集對于延長(cháng)數字文件的使用壽命有著(zhù)至關(guān)重要的作用。
紙張的種類(lèi)有很多，不同尺寸、不同格式、不同質(zhì)地和不同厚度的紙張往往就會(huì )給人們帶來(lái)不同的感覺(jué)，但它們有一點(diǎn)是相同的，那就是不能永久保存。在日常生活中，紙張很容易斷裂、褪色和丟失。隨著(zhù)各項法規的日益健全和燃油成本的不斷上漲，很多企業(yè)都想實(shí)現遠程辦公，但紙質(zhì)文件在這時(shí)就成為了它們的攔路虎。其實(shí)，企業(yè)要想解決這個(gè)問(wèn)題也很簡(jiǎn)單，那就是從它們的掃描儀上下手。
貝靈巧掃描儀的全球銷(xiāo)售經(jīng)理Jackie Horn說(shuō)：“很多商業(yè)文件都是從紙張開(kāi)始其生命周期的。”大容量的掃描儀能夠延長(cháng)文件的使用壽命，提高它們的可用性、耐久性和使用效率。
伊士曼柯達公司圖文影像集團文件成像部生產(chǎn)采集產(chǎn)品的營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理EricJ.Olsen與我們分享了他從Kevin Craine的著(zhù)作《設計一個(gè)文件戰略》中看到的統計數據，他說(shuō)：“據Craine估計，管理文件和信息的成本大約要占到一個(gè)企業(yè)總收入的15%左右，而且這些企業(yè)需要處理的信息量每隔5到7年就會(huì )增長(cháng)一倍。信息的增長(cháng)目前已經(jīng)成為了眾多企業(yè)最為關(guān)心的一個(gè)問(wèn)題。”
Olsen認為這些統計數據為企業(yè)引進(jìn)大容量掃描儀提供了合理的依據。他說(shuō)：“隨著(zhù)信息量的不斷增加，企業(yè)必須高度重視文件和信息的管理工作，而這項工作所帶來(lái)的成本也正在一個(gè)不容我們忽視的速度增長(cháng)。因此，企業(yè)在決定采用大容量掃描解決方案之前，一定要認真考慮一下它的資金和生產(chǎn)力成本，以及它可能會(huì )對企業(yè)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生的影響。”
無(wú)紙化辦公的夢(mèng)想
“無(wú)紙化辦公”是數字時(shí)代的一個(gè)熱門(mén)話(huà)題，而Adobe公司的推出PDF格式更是拉近了這個(gè)夢(mèng)想與現實(shí)之間的距離。與以前印刷和郵寄文件不同的是，員工們現在把文件制作成PDF格式，并通過(guò)電子的方式進(jìn)行發(fā)送。此外，人們還可以通過(guò)一個(gè)觸摸屏直接對辦公設備——例如：具有掃描功能的多功能復合一體機——進(jìn)行控制。他們對內容和文件管理系統的理解程度也將對一個(gè)無(wú)紙化工作流程的效率產(chǎn)生影響。
我們不能僅從字面上來(lái)理解“無(wú)紙化辦公”的理念，因為盡管在一個(gè)企業(yè)中流通的數字文件能夠減少工作流程中的印刷環(huán)節，但它們最初還是以紙質(zhì)文件的形式被大家所接受的。企業(yè)在采用無(wú)紙化工作流程的初級階段時(shí)候往往會(huì )遵循兩個(gè)最基本的模式：集中掃描和分散掃描。
顧名思義，集中掃描就是在一個(gè)部門(mén)或在一個(gè)地方掃描一個(gè)企業(yè)所需的所有文件。收發(fā)室一般采用的就是這種工作方式，那里的工作人員就會(huì )把自己接到的文件打開(kāi)并進(jìn)行分類(lèi)和掃描。
另外一種模式就是分散掃描，這種方式適用于那些在工作流程中使用少量文件的企業(yè)。
Olsen說(shuō)：“無(wú)紙化辦公室可以把一個(gè)大容量掃描儀整合到現有的工作流程的前端。比如說(shuō)他們可以把掃描儀安裝到收發(fā)室，以便讓那里的工作人員以最快的速度將收到的紙質(zhì)文件轉變成數字文件，進(jìn)而達到提高企業(yè)工作效率，減少員工體力勞動(dòng)的目的。”
雖然無(wú)紙化辦公是一個(gè)值得去追求的目標，但很多企業(yè)目前仍然十分依賴(lài)紙質(zhì)文件，并愿意把這種工作方式繼續保持下去。
Horn說(shuō)：“無(wú)紙化辦公理念既能激勵和促使企業(yè)實(shí)現理想，反過(guò)來(lái)又能提升大容量掃描儀在工作中的重要性，因為它能將由紙質(zhì)文件轉換而來(lái)的數字文件迅速地整合到商業(yè)工作流程中。”
讀取文件
除了掃描圖像以外，人們還可以通過(guò)恰當的軟件和硬件技術(shù)（光學(xué)字符識別和智能文件識別）將文件轉換成可搜索和可編輯的數據。如果想更進(jìn)一步的話(huà)，你還可以以自己喜歡的方式將這些文件直接整合到文件管理系統中。
在掃描領(lǐng)域，光學(xué)字符識別（OCR）是最受企業(yè)歡迎的一項技術(shù)。Nuance公司的高級產(chǎn)品經(jīng)理Jeff Segarra說(shuō)：“這項技術(shù)的好處主要有兩個(gè)，一是能把不可搜索的東西變得可以搜索了，二是能把不可編輯的東西變得可以編輯了。”
光學(xué)字符識別軟件最初是為服務(wù)機構而開(kāi)發(fā)的，但它目前在掃描過(guò)程中的使用頻率正在不斷增長(cháng)。ABBYY軟件公司的東區經(jīng)理Craig Laue指出：“企業(yè)級的光學(xué)字符識別系統以前只在服務(wù)機構中使用，因為單從名字上我們就可以看出，它主要是用來(lái)分散勞動(dòng)力的。”
光學(xué)字符識別技術(shù)能對輸入的數據進(jìn)行采集、識別、驗證和校準。Laue解釋說(shuō)：“光學(xué)字符識別產(chǎn)品能以與數據錄入人員相似的方式采集和識別數據區。光學(xué)字符識別軟件能夠模擬錄入人員在文件或圖像上的掃描過(guò)程。”這也就是說(shuō)，這種系統能夠消除企業(yè)中成本最高的數據手工錄入過(guò)程。
整合
掃描工作流程的下一個(gè)步驟就是將信息儲存到便于尋找和檢索的地方。有些掃描設備本身就綁定了光學(xué)字符識別和信息管理軟件，因此能為用戶(hù)提供一個(gè)完整的一體化解決方案，還有些掃描設備會(huì )根據每一個(gè)工作流程的特點(diǎn)，配備獨立的解決方案。
柯達與DataCap公司之間的合作就采用了第二種方式。它們將柯達Scan Station120EX掃描儀與DataCap公司的TASKMASTER軟件組合在了一起，創(chuàng )造出了一個(gè)高度零活的桌面解決方案，從而能幫助客戶(hù)更好地管理來(lái)自不同渠道的信息。將兩項技術(shù)結合在一起能顯著(zhù)提高企業(yè)從紙質(zhì)文件上采集的重要信息的可用性。
目前市場(chǎng)上常見(jiàn)的多功能復合一體機都具有掃描功能。隨著(zhù)設備商開(kāi)始意識到文件掃描對于企業(yè)和其他組織的重要性，這項功能也得到了不斷的完善。掃描速度、分辨率和整合能力都是一個(gè)企業(yè)在選購部門(mén)級、工作組級或生產(chǎn)級多功能復合一體機時(shí)需要考慮的問(wèn)題。
現在，人們只要按一下Nuance多功能復合一體機上的按鈕，就能自由選擇文件格式、進(jìn)行掃描，并把掃描到的信息直接發(fā)送到桌面上。Segarra說(shuō)：“在過(guò)去，多功能復合一體機上的掃描按鈕與文件的輸出格式和輸出地點(diǎn)之間并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的關(guān)系。但是現在，分散掃描能讓用戶(hù)掃描Microsoft Word、Excel、PowerPoint或Adobe PDF等多種文件，他們可以在不打開(kāi)程序的前提下用光學(xué)字符識別系統識別文件內容。”
更大的視野
并不是所有文件都能被放到8.5x11英寸的掃描區域中。雖然很多文件掃描儀都對文件的長(cháng)度沒(méi)有限制，或者具有11x17英寸的掃描能力，但有些公司仍然需要獲得更多的掃描尺寸。大幅面掃描儀能為那些需要保存或數字化藍圖、建設計劃和其他大幅面文件的人提供理想的解決方案。與購買(mǎi)其他硬件產(chǎn)品一樣，辦公室或企業(yè)在選擇大幅面掃描議時(shí)一定要考慮它們的主要功能是什么。
在大幅面掃描儀上我們可以找到很多選項，比如說(shuō)專(zhuān)為存檔而設置的“掃描到文件”選項或者對圖像的復制質(zhì)量和文件與大幅面印刷設備之間的兼容性有較高要求的“復制到印刷”選項。
總結
Horn說(shuō)：“為了能夠延長(cháng)文件的生命周期，讓更多的人看到、利用、儲存和檢索到這些文件中的寶貴信息；你需要用一個(gè)高質(zhì)量的掃描儀將紙質(zhì)文件中的關(guān)鍵要素準確清晰地采集下來(lái)。”
現在，很多企業(yè)都存在著(zhù)嚴重的文件浪費現象。員工們往往要花大量的時(shí)間和精力去將多種格式的文件轉換成另外一種格式，或者反復搜索某一個(gè)內容但是找不到，只好再重新創(chuàng )建一次。此外，他們可能還要從事跨渠道出版、文件格式的轉換、接收存檔記錄和版本控制等工作，而掃描和其他相關(guān)的功能則能為他們提供一個(gè)節約時(shí)間和成本的解決方案。
